Cinco mitos sobre la gestión del conocimiento personal

Esta entrada es una continuación de esta otra y completa los nueve mitos. Al contrario que la primera parte, esta está basada en esta entrada de Tiago Forte, podríamos decir que es una traducción (siempre con el permiso del autor).

Mito 5: Un sistema de gestión del conocimiento requiere de habilidades técnicas

Hasta hace poco habrías tenido razón: la gestión del conocimiento ha sido históricamente un asunto muy técnico.

En el pasado, si querías gestionar o dar sentido a grandes volúmenes de información tenías que ser una ingeniera de software, un data scientist o una bibliotecaria. La gestión del conocimiento requería habilidades especiales, conocimientos complejos técnicos para no estropear bases de datos con miles de registros.

La tecnología ha cambiado las tornas al dejar de ser una herramienta especializada y crea puentes para que los generalistas no tengan problemas en usarla. La categoría de software conocida como «herramientas de pensamiento» (aplicaciones de notas, por ejemplo) está viendo una transición. La tecnología se ha vuelto por fin lo suficientemente accesible, fácil de usar y asequible como para que podamos responsabilizarnos de la gestión del conocimiento en nuestras propias vidas.

Al igual que tu cerebro biológico, tu segundo cerebro no está especializado en un tipo de datos o una profesión concreta, sino que puede manejar cualquier tipo de información, para cualquier propósito y para producir cualquier tipo de resultado. Puede ser utilizado igualmente por una científica, un profesor, un ingeniero, una diseñadora o una empresaria. Se adapta a nuestra situación.

Gracias a una tecnología más accesible y simplificada, en tu sistema de gestión del conocimiento se pueden integrar todos los elementos que antes requerían diferentes sistemas para las distintas parcelas de tu vida. Si antes necesitabas un sistema (contando sistemas físicos como libretas) para los proyectos de trabajo, otro para los asuntos personales, otro para gestionar el hogar y otro para tomar notas de libros, ahora puedes centralizar estos flujos en uno. Se trata de un embudo que acorrala las innumerables fuentes de información con un propósito único: causar impacto en el mundo.

Mito 6: Hay una «forma correcta» de crear un sistema de gestión del conocimiento

Hay tantas formas de crear tu sistema de gestión del conocimiento como personas que se ponen a ello. No tiene sentido implementar un sistema que sea tan complicado que nunca llegue a formar parte de tu rutina. El sistema «correcto» es aquel que mantienes y que es tan fácil de usar que te es más fácil trabajar con él que no trabajar.

Cada profesional creativa tiene que decidir por sí misma de qué elementos va a constar su sistema y cómo va a funcionar, ya que copiar las rutinas y hábitos creativos de otra persona no te va a llevar a los mismos resultados. Tus hábitos son tuyos y funcionan bien en tu contexto.

Algunas personas prefieren los enfoques más formales de la gestión del conocimiento, con listas de control, plantillas y reglas estrictas. Otras son más abiertas y libres, improvisan y prefieren los caminos menos transitados. Míralo como un espectro: tu meta es encontrar el punto en ese espectro en el que te sientas más cómoda y capacitado.

Por eso es importante beber de muchos modelos, ejemplos y casos de estudio de sistemas de gestión del conocimiento de diferentes personas. Examina a profesionales de tu campo, de otros campos, contemporáneos y personajes históricos. No hay una única forma de hacer las cosas, sino una multitud de opciones y posibilidades entre las que elegir.

Mito 7: Si tengo un sistema de gestión del conocimiento mi creatividad se verá afectada

Si eres una persona muy creativa puede que sientas una fuerte resistencia interna a metodologías y técnicas que sean demasiado prescriptivas. No quieres que la inspiración que corre por tus venas se vea sofocada en esos momentos en los que consigues llegar a alcanzar flow.

Conectar con tu creatividad e imaginación es importante, y lo curioso es que para la mayoría de las personas, la falta de imaginación no es la limitación principal. el gran limitador de su vida no es la falta de imaginación. Muchas personas tienen numerosas ideas sobre cómo el futuro podría ser diferente, pero lo que sí que les limita es la capacidad de llevar esas ideas a buen puerto. Son demasiadas las ideas que se pierden por el camino, sin llegar a saborear ni siquiera una fracción de su potencial.

De forma paradójica, la creatividad depende de la rutina. Si examinamos la vida de los artistas, músicas, cómicos o escritoras de éxito, la consistencia en los hábitos son un pilar del que todos dependen. No esperan a que les llegue la inspiración, sino que se levantan y se ponen a trabajar como cualquier otro profesional.

Los hábitos matinales, de ejercicio, hábitos de escritura, de lectura, de toma de notas: cuando las personas creativas practican estas rutinas hasta el punto de automatizarlas consiguen darle el espacio necesario a su atención para asegurarse de que, cuando la inspiración llegue, tengan el ancho de banda necesario para perseguir esas nuevas ideas.

Te preguntarás, ¿cómo podemos crear sistemas y hábitos en un entorno altamente impredecible en el que cada día o semana puede ser completamente diferente a la anterior?

La verdadera creatividad consiste en ser capaz no sólo de imaginar futuros atractivos, sino de darles vida mediante una práctica constante.

Mito 8: Los sistemas de gestión del cocimiento son para aquellas personas que desempeñan trabajos «importantes y serios»

Este es probablemente el mayor fracaso de los enfoques existentes de la gestión del conocimiento: se centran demasiado en procesos académicos y dejan de ser útiles en cuanto entran en «contacto con la realidad».

La mayoría de las técnicas de gestión de la información parten de teorías e investigación académica. Desarrollan modelos sobre cómo podría funcionar la información (en teoría) y determinan desde ahí qué prácticas podrían valer para el día a día de las personas.

La investigación en este campo es necesaria. Nos permite descubrir nuevos aspectos de la gestión de la información. Pero, según Tiago, cada vez que empieza con un marco en mente e intenta extraer una técnica basada en él, el resultado acaba siendo demasiado complicado para el trabajo práctico y fracasa. En su lugar, observa lo que la gente ya está haciendo y lo que funciona, y les ayuda a replicar esas técnicas.

Las grandes metodologías nacen en las trincheras del trabajo moderno y son extremadamente prácticas porque no hay tiempo para otra cosa.

Mito 9: Mantener un sistema de gestión del conocimiento supone pasar todo el día frente a un ordenador

Pasamos más de once horas al día en nuestros dispositivos electrónicos y muchos expertos creen que esto supone un gran peligro. Recomiendan la «abstinencia digital» e intentan convencernos de que hay algo inherentemente malo en la ubicuidad de la tecnología.

La realidad es que cada uno puede elegir qué hace con su tiempo y que podemos decidir qué hacemos cuando estamos conectados. La tecnología es neutral: amplía lo que ya somos y lo que ya hacemos. Por ello no es realista pretender que vamos a evitar la tecnología por completo y retirarnos de Internet. Está claro que están aquí para quedarse.

Todo esto viene de la mano de la responsabilidad de pasar nuestro tiempo en línea de forma consciente. Podemos elegir dirigir nuestra atención a lo urgente, lo sensacionalista y lo superficial. O, por otro lado, podemos crear nuestro entorno digital para aprender, experimentar, colaborar y hacer cosas.

Internet puede ser una fuente de distracción infinita o una fuente de sabiduría infinita. Nos da acceso a lo peor y a lo mejor de la humanidad: arte que nos fascina, piezas de entretenimiento que nos conmueven, textos perspicaces, lecciones y amistades que nunca se habrían formado de otra manera.

CODE (Capturar, Organizar, Destilar y Expresar) nos proporciona un conjunto de hábitos sobre cómo interactuar con la información, en línea y fuera de ella. Nos anima a capturar las mejores ideas que vamos encontrando, a organizarlas en torno a los proyectos y objetivos que nos importan, y a destilar las ideas que ya tenemos, en lugar de coleccionar más y más.

Todos estos pasos son la preparación para la acción más difícil, pero también más valiosa, la cual puedes llevar a cabo en este mundo conectado en el que vivimos o alejarte del ordenador y compartir tu mensaje con el mundo.

Cuando pasas de ser consumidor a creadora, la actitud que tienes cambia por completo. Tu nivel de exigencia en cuanto a la información que permites que ocupe tu mente se dispara, porque para producir lo mejor necesitas lo mejor.

La abrumadora complejidad e incertidumbre de todo lo que podrías estar haciendo se convierte en una calma y paciencia para con lo que estás trabajando en este momento. Esta experiencia te sirve para moverte de otra forma en el mundo y supone una diferencia en tu vida y en la de otros.